Homeoffice als Chance: Tipps und Impulse für eine gute (Team-)Arbeit von Zuhause

Die Corona-Krise hat die Arbeitswelt in kürzester Zeit auf den Kopf gestellt und zwingt noch immer Millionen Angestellte, Studenten und Schüler zum Homeoffice. Während die einen ihren Frieden mit der Situation geschlossen und sich damit arrangiert haben, ärgern sich andere nach wie vor über das stressige Arbeiten in den eigenen vier Wänden. Und wir wollen nichts schönreden – Homeoffice kann in der Tat anstrengend sein und sogar mehr Arbeit als in gewohntem Umfeld bedeuten. Und auch Führungskräften ist die Rückkehr ins Büro wohl lieber.
Wie immer im Leben gibt es aber zwei Seiten der Medaille. Heißt: Das Homeoffice kann aus einer anderen Perspektive auch als echte Chance gesehen werden – für Beschäftigte und Führungskräfte gleichermaßen. Mit ein paar Tipps und Tricks kann die Arbeit im Homeoffice (noch) produktiver und entspannter werden!

Homeoffice: Keine Rückkehr zur Präsenzarbeit in Sicht

In Deutschland stieg während der ersten Covid-19-Welle im April 2020 der Anteil der Beschäftigten im Homeoffice von 12 auf 35 Prozent (Brenke 2016, Arntz et al. 2020). Laut einer vom Institut für Arbeitsmarktforschung (IAB) durchgeführten Umfrage wurde die Möglichkeit, von Zuhause aus zu arbeiten, vor der Krise von 56 Prozent der Beschäftigten nicht genutzt, während im Mai 2020 lediglich 18 Prozent ausschließlich im Büro arbeiteten.
Es ist also sinnvoll die potenziellen Nachteile des Arbeitens im Homeoffice zu verstehen und entsprechend entgegen zu wirken. Dafür braucht es selbstverständlich individuelle Lösungen, wie Unternehmen und Angestellte die Aufgabe ,,Homeoffice” gut leben und gut gestalten können. Denn inzwischen ist klar: Eine einfache Rückkehr in die präsente Arbeitskultur wird es nicht geben. Zu gut hat das Homeoffice funktioniert und die Umstellung besser geklappt als gedacht. Damit liegt die Verantwortung allerdings bei jedem Angestellten und jedem Unternehmen selbst. Doch während zu Beginn der Pandemie die Möglichkeit des Zuhause-Arbeitens noch seinen Reiz hatte, ist es inzwischen für den ein oder anderen zum Albtraum mutiert.

Die Schwierigkeiten des Zuhause-Arbeitens

Im Homeoffice ist alles anders: von einer umgestellten Arbeitsorganisation, einem anderen Arbeitsplatz über mangelnde interne Kommunikation bis hin zu abweichenden Arbeitszeiten. Bestimmte Aufgaben können zudem von Zuhause aus einfach nicht durchgeführt werden.
Aber auch private Hindernisse lauern im Homeoffice: Kinder, Haustiere oder pflegebedürftige Angehörige, die Aufmerksamkeit brauchen; fehlender Fokus oder andere Ablenkungen, die zum Prokrastinieren einladen sowie mangelnde technische oder räumliche Ausstattung. Mit Laptop, Webcam, Mikrofon und einer stabilen Internetverbindung ist schließlich nur die Grundvoraussetzung zum Remote-Arbeiten geschaffen. Viel schwerwiegender ist der Wegfall der sozialen Komponente. So war auch nach einer veröffentlichten Studie der DAK-Krankenkasse der größte Nachteil von Homeoffice bei den Befragten in Deutschland der fehlende Direktkontakt zu Kollegen und Kolleginnen. So stimmten im Befragungszeitraum 2020 dieser Aussage 75 Prozent zu, im Jahr 2021 belief sich der Anteil auf 74 Prozent.

Homeoffice

Große Herausforderung ist für viele Beschäftigte auch die Trennung von Beruf und Privatleben, da die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr verschwimmen. Das hat zur Folge, dass die psychische Belastung zu- und die Zufriedenheit abnimmt.

Dennoch sollten wir das Konzept ,,Homeoffice” nicht als Notlösung in einer Krise sehen, sondern als Chance! Schließlich wohnen Krisenzeiten immer auch Potenziale für Learnings und Wachstum inne. Warum also wieder einen Schritt zurück machen und die Erkenntnisse wegwerfen? Viel mehr sollten wir das Gelernte langfristig nutzen und in den Austausch gehen: Wie möchte man privat, im Betrieb sowie als Team und Gesellschaft zukünftig effektiv und gesund zusammenarbeiten?

Verantwortung übernehmen: Führung und Beschäftigte gleichermaßen

Für jene, die die Herausforderung ,,Homeoffice” in diesem Sinne langfristig bewerkstelligen möchten, ist Eigenverantwortung daher oberstes Gebot. Und das für Führung wie Beschäftigte gleichermaßen.
Eine gute Führungskraft dient ihren Angestellten nicht nur als Vorbild – sie gibt ihnen auch Sicherheit und Klarheit. Sie sollte den Mitarbeitenden den Rücken stärken und vermeiden, sie in Ungewissheit zu lassen. Eine klare Kommunikation ist gerade beim Konzept Homeoffice unerlässlich. Wenn alle an einem Strang ziehen und sich Führungspersonen im Verhalten nicht von Mitarbeitenden abheben, fällt es auch den Beschäftigten leichter, sich selbst sicher und gesund zu verhalten und motiviert zu bleiben.
Nichts desto trotz sind auch Beschäftigte in der Pflicht für ihre Grenzen einzustehen. Genauso liegt es aber in ihrer Verantwortung für eine entsprechende Selbstorganisation, Tagesstruktur und intakte Arbeitsweise zu sorgen. Und das ist wahrlich nicht immer einfach! Hier bedarf es neben einem kleinen Know-How auch etwas Selbstdisziplin. Dafür gibt es an dieser Stelle aber einige Tipps bzw. Impulse an die Hand.

Bewusstsein schaffen

Homeoffice-Neulinge haben es vermutlich schnell gemerkt: Homeoffice muss man lernen! Und etwas Achtsamkeit ist da eine kleine Unterstützung. Es geht aber zunächst gar nicht darum, all die tollen Vorsätze jeden Tag auch ja umzusetzen – wir sind alle nur Menschen – mal mit mehr Motivation, mal mit weniger. Es geht in erster Linie einmal darum, Bewusstsein zu schaffen: Welche Ablenkungen halten Sie vom effektiven Arbeiten ab? Worin bestehen womöglich Ihre Sorgen? Was bereitet Druck oder Stress? Wer die Antworten kennt, kann zumindest versuchen persönliche konkrete Maßnahmen zu benennen, die man an gegebener Stelle erinnert und umsetzen kann.

Feste Arbeitszeiten sind das A&O

Ein strukturierter Arbeitstag ist auch im Homeoffice das A&O. Dazu gehört in erster Linie einmal die Festlegung der Arbeitszeit. Denn wie bereits erwähnt, kann sich die geplante Arbeit in Hausarbeit, Familie und ungewollter Ablenkung schnell auflösen. Ein festgesetzter Zeitplan kann diese Ablenkungen minimieren. Dieser muss nicht von 9 bis 5 sein, doch es ist wichtig, dass man eine Arbeitszeit festlegt – nicht nur für die eigene Struktur, sondern auch, um Partnern, Mitbewohnern oder Kindern verstehen geben zu können, wann man ansprechbar ist und wann nicht. Nach dem Motto: ,,Wenn Papa von 9 bis 13 Uhr im Arbeitszimmer ist, darf er nicht gestört werden.” Persönlich festgelegte Arbeitszeiten schärfen zudem den Fokus, weil man weiß, wann die nächste Pause ansteht und haben zusätzlich den Effekt, dass es einfacher wird, Feierabend zu machen, abzuschalten und die Arbeit eben nicht mit nach Hause – bzw. ins Wohnzimmer zu nehmen.

Für mehr Fokus bei der Arbeit

Apropos Fokus: Wer zuhause noch immer keinen festen Arbeitsplatz hat, sollte sich den schnellstens zulegen. Denn ein physischer Platz gehört für die Arbeit genauso zum strukturierten Arbeitstag. Er signalisiert dem Unterbewusstsein, dass es Zeit für Fokus und Konzentration ist. Natürlich hilft es auch bei der Organisation, da alle Papiere und Unterlagen an einem Ort aufbewahrt sind.
Wer die Möglichkeit hat, sollte den Schreibtisch auch aus dem Schlafzimmer verbannen. Es fällt leichter, sich auf seine Aufgaben zu konzentrieren, wenn man aus der Entspannungsoase verschwindet und sich an einen Ort begibt, der bestenfalls aufgeräumt, ordentlich und wenig ablenkende Reize bietet. Diese rauben nur unseren Fokus und damit sinnlose Energie. Anders herum fällt es am Abend auch leichter, ins Land der Träume zu verschwinden, wenn neben dem Bett eben nicht der Berg an Arbeit liegt.
Ein weiterer hilfreicher Aspekt ist die Erstellung von To-Do-Listen. Oft fühlen wir uns von dem vor uns liegenden Haufen erschlagen, unmotiviert und wissen nicht, wo wir anfangen sollen. Das hat zur Folge, dass wir doch schnell noch den Abwasch machen oder nur kurz den Ordner sortieren – danach fangen wir dann wirklich an! Und verfallen anschließend in puren Stress, unseren Tages-Soll zu erledigen. Um dieser Prokrastination zuvor zu kommen, sind klare Ziele und Aufgaben notwendig, die wir in dieser Woche und am jeweiligen Tag erreichen wollen. Je klarer und detaillierter formuliert, desto besser. Und das Abhaken von To Do’s schüttet obendrauf nochmal eine kleine Portion Dopamin aus. Aufgaben-Listen schärfen ebenfalls den Fokus und lassen uns am Ende des Arbeitstages besser in den Feierabend verabschieden, weil wir wissen, was wir geschafft haben oder gegebenenfalls wissen, was als erstes am nächsten Tag ansteht. In diesem Sinne macht man sich am Abend direkt einen Überblick über alle Aufgaben für den nächsten Tag, die man am nächsten Morgen noch einmal kurz checkt und reflektiert. So viel Zeit sollte sein.
Gestaltung der Kommunikation im Team

Es ist aber nicht nur sinnvoll privat Struktur und Regeln zu haben, sondern auch innerhalb des Teams. Es sollten gemeinsam bewusste Inseln der Ruhe und Interaktion geschaffen werden. Das könnte man beispielsweise über Abwesenheits & Erreichbarkeits-Symbole auf der jeweiligen Kommunikationsplattform umsetzen. Auch ein Gruppenchat für alle Mitarbeiter ist immer eine gute Idee – hier sollte man allerdings daran denken, dass jede abgeschickte Nachricht beim Kollegen wieder ein ablenkendes “Ping” zur Folge hat – also nur auf wichtige Sachen beschränken.
Führungskräfte könnten zudem eine wöchentliche Sprechstunde für außerplanmäßige Dinge einführen. So weiß ein jeder Angestellte, wann er sich mit einem Thema, das vielleicht nicht ganz so dringend aber dennoch wichtig ist, an seinen Chef wenden kann, ohne den in einem Meeting oder beim Mittagessen zu stören.

Außerdem könnte man am Ende eines jeden Team-Meetings eine Art Check Out einführen, bei dem alle Mitarbeiter zu Wort kommen und ihre Hinweise, Sorgen oder einfach einen Witz erzählen. Das stärkt nicht nur das Wir-Gefühl und schafft Leichtigkeit, sondern lässt insbesondere auch die eher introvertierten Angestellten zu Wort kommen. Übrigens: Die Hintergrundbilder, die man bei digitalen Meetings zur Kamera-Funktion hinzufügen kann fressen enorm viel Datenvolumen und können Grund für schlechte Datenübertragungen sein.
Von nicht unerheblicher Bedeutung ist zuletzt ein regelmäßiges Feedback für alle Mitarbeiter. Homeoffice ist für alle eine Herausforderung, da die wichtige Kommunikation fehlt und Kleinigkeiten, die man dem Anderen schnell über den Büro-Tisch zugerufen hätte, es oft nicht wert sind zum Hörer zu greifen. Dennoch wollen alle Parteien, dass die Arbeit weiterhin effektiv und mit einem guten Gefühl für jedermann von statten geht. Nicht selten sind Angestellte von Angst und Unsicherheit geplagt, die Dinge ungenügend oder falsch zu machen, da der menschliche Kontakt fehlt und der Gegenüber nicht eingeschätzt werden kann. Hier liegt die Verantwortung in erster Linie bei einem selbst, diese Zweifel auszuhalten. Gleichzeitig können Führende aber mit regelmäßigem Feedback einen Beitrag dazu leisten, solche Unsicherheiten zu nehmen und damit die Motivation zu stärken.

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